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采购控制程序

  • 来源:码头网
  • 作者:王国平老轨
  • 2019-01-22 13:39

采购控制程序

目的

本程序规定了与本公司产品有关的采购活动的控制要求,旨在确保采购产品的数量和质量符合规定的要求,并得到及时的供应,同时控制采购成本。

范围

本程序适用于公司有关部门和所管理船舶的商品采购控制活动。

责任

1.2 定义和缩写(产品包括:物资、备件、燃/滑油和修理服务)

―  物料:系指船舶营运过程中所需的生产用品、生活用品,包括药品、劳防用品、消防救生设施和用品、工具、各种仪器仪表、油漆、化学药品、各种金属材料等。

―  备件:系指为保证船舶所属设备正常运行必须更换的相关零部件及总成等。

―  燃/滑油:系指为维护船舶主机、付机、锅炉等设备或系统正常运行所需的各种燃料油、液体润滑油及牛油等。

1.3工作程序和职责

1.3.1物资采购的控制范围

根据公司物资的特点,确定以下纳入控制的采购物资(服务):

―  物资类:设备、物料、备件、燃油、滑油、淡水等;

―  图书类:海图、航海出版物、航海通告等图书资料;

―  服务类:船舶修理(含厂修和航修)、船舶代理、保险/保赔等。

1.3.2 采购的职责分配

1.3.2.1 机务部负责船舶修理的安排和设备、物料、备件、滑油等的采购和供应;

1.3.2.2 航运部负责船舶燃油、淡水的采购和船舶代理、保险/保赔业务的委托;

1.3.2.3海务部负责海图、航海出版物、航海通告等图书资料的采购和供应。

1.4  对供方的评价

1.4.1各职能部门应及时收集使用过程中收集到的有关供方的信息,作为对供方评价的依据;

1.4.2对于长期合作的供方,公司每年6月底和12月底,由主管副总经理组织

相关部门和人员对其进行综合评价,评价内容包括但不限于以下方面:

―  产品质量;

―  质保能力;

―  服务和时效性;

―  付款要求;

―  价格高低。

1.4.3公司应建立“供方名录”,该名录中应包括单位名称、地址、联系方式和联系人、 及各项评价的得分情况;对于评价中任何一项指标不达标的供方,应在“供方名录”中进行标识;如再次合作,须对其进行重新评价,并确保各项指标均达标;

1.4.4对于新增的供方,可以通过调查、走访、试用等形式,对其质量体系、证实材料、生产能力、产品质量、服务质量等方面进行评价,经职能部门经理或分管副总经理核准后可暂时列入“供方名录”的新增部分,并在下一次定期评价时判定是否正式纳入“供方名录”。

1.5 采购计划

1.5.1各职能部门根据船舶和或本部门的采购需要,在每季度末,编制下季度的采购计划,采购计划应包括采购物品清单、要求、数量、规格品名(要求提供ISSA BOOK 物料编码)、采购周期等信息。采购计划须经部门经理批准后,由各职能部门主管负责执行;

―  设备、物料、备件、滑油:机务部根据各轮实际运营状况,结合船舶维护保    养计划、船舶修理计划等信息,根据船舶采购需求,制订下季度“船舶设备/物料/备件/滑油消耗计划”,报总经理批准后执行;

―  船舶修理:机务部根据各轮实际运营状况、检验周期等信息,制订下年度“船舶检验和修理计划”,报总经理批准后执行;

―  燃油:航运部根据航次任务需要,结合船舶燃油存量,确定在合适港口的燃油加装计划;

―  船舶代理:航运部根据航次货载和靠港计划,在船舶抵港前委托船舶代理;

―  海图、航海出版物、航海通告等图书资料:海务部负责根据船舶类别、航区和船旗国的要求,并结合船舶库存及版本信息,制订下一年度的“船舶航海图书资料采购计划”,报总经理批准后执行。

13.4.4.2实施采购时,各职能部门应从“供方名录”中选择服务对象。

1.6 船舶需求的申请和审批

1.6.1由于船舶代理、保险/保赔、航海通告等不需要船舶申请,由岸基职能部门直接安排,因此不适用本条规定;

1.6.2物料、备件(含设备)的申请和审批

―  每季度末,轮机长、大副负责组织对本部门分管的物料、备件进行清点,填写《物料季度库存表》和《船舶主要备件库存报告》,并依据船舶物料、备件的实际消耗和库存情况填报《季度物料申请单》和《季度备件申请单》,经船长审核后以纸面或电子文件形式报送公司机务部,船舶保留副本;

―  机务部收到《季度物料申请单》和《季度备件申请单》后,应审查船舶物料、备件申请的完整性和合理性,包括库存量、申请数量、规格型号(对于物料,应提供规格型号或ISSA NO,要求详细的物料信息如洗衣粉品牌、包装重量等信息。对于备件,应尽量提供设备的生产厂家、型号、产品序列号、生产日期及备件号等资料)、用途和交付时间(如果有,应在“备注”栏中说明);

―  对于申请项目、数量、规格不完整的,机务主管应及时与船舶核对;对于申请项目、数量不合理的,机务主管应在《季度物料申请单》和《季度备件申请单》中标注;

―  对于急需的物料、备件,船舶可以向公司机务部提出特殊申请,并说明理由,机务部根据实际需要及时做出安排。

1.6. 3燃油的申请和审批

―  船长根据航次命令和船上存油量提前(一般10天至14天)向公司航运部提出加装燃油申请(包括燃油品种和数量);

―  航运部应根据船舶航次任务、燃油价格和品质等因素选择合适的港口安排燃油补给,并通知船舶加油港、加装燃油品种、数量及注意事项。(对期租船舶,由船长根据租约约定向租家直接申请或租家主动安排加装燃油。)船长在收到租家加油指示后,应该告知公司机务主管具体加油规格,机务主管要审核是否满足合同规定和低硫油规定。

1.6.4滑油的申请和审批

―  船舶轮机长应根据船上存油量提前(一般为30天)向公司机务部提出加装滑油申请(包括滑油具体品种和数量);

―  机务部应根据船舶航线、滑油价格等因素选择合适的港口安排滑油补给或调整滑油补给量,并以电子文件形式或电话通知船舶加油港、加装滑油品种、数量及注意事项。

1.6.5 船舶修理

―  船舶大副、轮机长应根据船体和机械设备的实际状况,并结合船舶自查、岸基人员登轮检查及各类检验周期,及时编制船舶修理工程单(包括修理项目、数量、要求和故障描述等),提出船舶修理申请;

―  机务部应根据船期、港口或船厂情况、检验周期、修理价格、气候等因素、并与航运部或船东协调,选择合适修理时机和修理地点,并及时通知船舶修理时间、地点、修理厂商、修理要求及准备工作等。

16.6海图和航海出版物的申请和审批

―  船舶接到航次命令之后,二副应立即核对下航次任务所需要的海图和航海出版物,确认是否需要补充。 如果需要补充,船长应立即向海务部提出补充申请(包括中/英版和图号或编号等);

海务部应根据供货时间、价格等因素选择合适的港口安排海图和航海出版物的供应,并及时通知船舶供应海图和航海出版物的港口、图号或编号等事项。

1.7 采购的执行

1.7.1设备、物料、备件、滑油、

机务部应根据年度“船舶设备/物料/备件/滑油消耗定额”和经过审批后的船舶物料、备件、滑油申请,在“供方名录”中选择对应类别中至少三家供应商询价,并根据报价、交货期、付款条件及以往信誉确定合适的供应商;

―  对于长期合作或订立长期采购合约的供应商(如油漆、滑油及通用备件等的采购),可以简化询价、比价环节,直接引用已订立的优惠价格基础;

―  对于特定区域或范围内无法选择到两家或两家以上的供应商,单一供应商的报价必须经船东和机务副总经理认可后方可确定采购;

―  机务部向选定的供应商下达订货指令后,应告知供应商船舶到港计划和当地代理等相关信息,同时将供应种类、数量及供应商名称、供应时间、地点和注意事项等信息及时通知船舶;

―  对于已采购至公司的设备、物料、备件等物品,由机务部负责在船舶需要使用之前安排寄交或捎带至船舶。

1.7.2船舶修理

―  机务部根据年度“船舶检验和修理计划”,及早落实船舶修理工程单。该修理工程单必须经由机务主管和船舶多次往来交流后确定,必要时机务主管应在船舶修理之前深入船舶现场核对和勘定工程,并充分考虑船舶技术状况、检验安排和要求;

―  机务部在船舶修理之前的合理时间内,拟定船舶修理地点,并在“供方名录”中选择该区域至少两家修理方报价,并根据报价、修理周期、质保条款及以往信誉确定合适修理方;

―  对于特定区域或范围内无法选择到两家或两家以上相近规模和实力的修理方,单一修理方的报价必须在公司上会讨论,并报船东最终确认。

―  机务部与修理方签订修理合同或确认修理条款后,应及时向修理方更新船舶到港计划和当地代理等相关信息,并将修理工程单、修理方的名称、修理周期和注意事项等信息及时通知船舶。

1.7.3燃油

―  航运部根据已确定的“燃油加装计划”,在“供方名录”中选择该区域内至少两家供油商询价,并根据报价、付款条件及以往信誉确定合适的供油商,并确认所供油品指标符合“防止船舶造成大气污染规则”的有关要求及满足船舶机械说明书中对燃油技术指标的要求;

―  对于长期合作的供油商,可以简化询价、比价环节,直接引用已订立的优惠价格基础;

―  对于特定区域或范围内无法选择到两家或两家以上的供油商,单一供油商的报价必须经总经理认可后方可确定采购;

―  航运部向选定的供油商下达订货指令后,应告知供油商船舶到港计划和当地代理等相关信息,并将供油品种、数量及供油商的名称和注意事项等信息及时通知船舶。

1.7.4船舶代理

―  航运部根据已确定的航次货载和靠港计划,在船舶抵港前的合理时间从“供方名录”中选择本港区域内至少两家船舶代理公司询价,并根据报价、操作实力、付款条件及以往信誉确定合适的代理公司;

―  对于特定区域内长期合作的代理公司,可以简化比价环节,直接引用已订立的优惠价格基础;

―  航运部向选定的代理公司下达委托确认后,应向代理公司通告船舶的联系方式及动态,同时向船舶通告代理公司的联系方式,并指示船舶在合理时间内向代理公司发送连续动态信息及询问港口信息和靠泊计划。

1.7.5海图、航海出版物、航海通告等图书资料

―  海务部负责根据年度“船舶航海图书资料采购计划”及已确认的海图和航海出版物补充申请,在“供方名录”中选择至少两家供应商询价,并根据报价、交货期、付款条件及以往信誉确定合适的供应商;

―  对于长期合作或订立长期采购合约的供应商,可以简化询价、比价环节,直接引用已订立的优惠价格基础;

―  对于特定区域或范围内无法选择到两家或两家以上的供应商,单一供方的报价必须经海务部经理认可后方可确定采购;

―  海务部向选定的供应商下达订货指令后,应告知供应商交付地点及接收人信息,同时将供应种类、数量及供应商的名称、供应时间、地点和注意事项等信息及时通知船舶;

对于已采购至公司的海图、航海出版物、航海通告等图书资料,由海务部负责在船舶需要使用之前安排寄交或捎带至船舶。

1.8 采购产品的验证

1.8.1采购产品的接收方(主要指岸基人员和船舶)负责对产品进行验证,检验或验证产品是否符合需求或规定的要求,主要包括:品名、品种、品牌、类别、数量、规格、性能、质量、服务等;

1.8.2接收方对于符合需求和规定的要求的产品,应进行书面签收或确认接收;对于任何不满足需求和规定要求的产品,接收方应拒绝签收或确认,并报告公司相关部门,必要时可以直接报告指定人员或分管副总经理;

1.8.3相关部门对于接收方拒绝签收或确认的产品进行调查,并改进新的采购;

1.8.4如需在供方现场对采购产品进行验证,应在相关的采购之前予以规定,并确定产品符合的标准;对于不满足标准的产品,应拒绝接收或确认;

1.8 .5对于只有在使用一定周期后才能验证产品质量的产品,接收方应在产品规定的退换或保修期限内(通常固定部件6个月,运动部件3个月)及时向采购部门通报产品出现的质量问题,由采购部门与供方商讨退换或保修;

1.8.6如采购的产品虽然没有满足规定的要求但又急需,并且不会影响到船舶设备的安全,职能部门经理或分管副总经理可以授权接收方在进行批注的情况下让步接受或确认。

1.9 采购产品接收后的登记和保管

对于所有接收后的采购产品,接收方都必须进行登记,并妥善保管。

1.9.1设备、物料、备件、滑油:船舶对接收的设备、物料、备件、滑油应妥善存放于专属区域内,建立并记录台帐,严防损坏和遗失,每季度末清点并报送公司机务部;

1.9.2船舶修理:机务部/船舶应保存完整的船舶厂修资料,包括修理工程单、修理完工单、检测/检验技术报告等资料;

1.9.3燃油:船舶应将本次加装燃油单独存放于特定燃油舱中,尽量避免混装使用,记入《轮机日志》,并保存能够证明燃油加装品种、数量、技术指标的所有书面文件和采集样本,记录IMO号码,以便追溯;

1.9.4船舶代理:航运部负责船舶每港代理资料(包括过往文件、帐单等)的收集、核对和统计工作,并建立业务档案,以便追溯;

1.9.5海图、航海出版物、航海通告等图书资料:船舶应对接收的航海图书、海图、航海通告等资料妥善存放于专属区域内,建立并记录台帐,严防损坏和遗失;同时,海务部应建立单船的海图、航海出版物、航海通告等图书资料的台帐,以便核对和追溯。

1.10 对供应和修理的质量跟踪

1.10.1对于任何供应和修理出现的质量问题,船舶应及时填写供应和修理质量跟踪报告报告岸基采购部门,由岸基采购部门调查产生质量问题的原因,妥善处理;

1.10.2对于采购部门的处理结论,指定人员应进行评审,以确定采购部门采取的处理结论是否得当。

作者简介

王国平,1985年毕业于大连海运学院轮机管理专业,并留校从事教学工作,主要从事船机修造工艺。从机工、三管轮、二管轮、大管轮、轮机长,然后回校从事专业教学;95年借调到地方公司从事机务主管、机务经理、机务副总等工作。同时,在99年借调于大连中远船务修造船厂从事商务工作。新造船工作包括集装箱船、油船、化学品船和散货船等工作。目前任职于大连长柏国际船舶管理有限公司机务副总经理。同时,现任大连机海务协会秘书长。


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