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重要物料备件供应控制程序

  • 来源:码头网
  • 作者:王国平老轨
  • 2019-01-25 13:19

重要物料备件供应控制程序

 

目的

为了有效控制船舶重要物料备件或海图供应,确保船舶正常安全运营,降低船舶操作风险,节省船舶经营费用。特制定本程序。

流程

01.公司机务部/海务部主管在收到船舶的重要物料备件/海图申请时,每条船应该建立专用的文件夹--专门用于收集相关申请单、审批单、询价单、确认订购单、以及发货单(包括装箱单、INVOICE、发运单),最终船舶签收单或船长电文确认接受单。

02.公司主管应该有效跟踪重要物料备件/海图的发运信息;在确认订购信息后,公司主管应该及时书面通知船长有关订购信息如:供应商名称、将在什么港口交货、交货日期、货物的相关信息,以便船长跟踪。

03.供应商在货物交付运输前,应该告知主管是哪家运输公司或快递公司;供应商在货物交付运输后,主管应该向供应商索要货物发运信息如PACKING LIST, INVOICE和 AWB运单号,并将上述信息发给代理,并委托代理办理清关接货和送船手续。注意:速递公司应急物件应该确保最快,费用可以提前商定,确保船舶安全营运。

04.在收到供应商的运单后,公司主管可以根据运单号及时跟踪货物的具体行程和状态,每天在网上至少查阅二次货物具体地点和派遣状态,做到心中有数。

05.我们在订购货物时,一定要给运输留有一定时间余富量,以防不定因素如天气、节假日等影响,确保重要货物及时供应上船。

06.公司主管在订购重要物料备件/海图时,也要及时通告主管副总,主管副总也要每天提醒主管负责人,一旦发现问题及时调整供货方案,如遇上船期比较紧张,备件/海图必须送船时,可以派遣专人专车或随机携带送船,确保船舶离港前得到重要物料备件/海图。

07.船长收到公司供应的重要物料备件/海图后,应及时通知公司主管,如在国外可以EMAIL或微信,在国内可以微信或电话通知公司,以便公司主管知道。

08.出现问题,首先解决问题;然后我们要坐下来分析问题的原因,努力避免再次发生同类问题;同时我们要举一反三查找问题,不断总结经验教训。尽量减少不必要的经济损失。

09.在订购重要物料备件/海图前,应该提前一定时间与船东沟通有关船舶的航线和挂靠港口,寻找最经济的港口订购和供应重要物料备件/海图,节约一切可以节省的费用。

10.公司主管人员出差时,应该留有足够的时间,让替代人员熟悉有关重要货物订购发运等控制程序,避免出现不必要的人为操作失误,减少操作失误,确保船舶正常运营。公司每位机务海务主管都要认真学习该控制程序。

11.邮寄时一定确认代理及收货人的详细联系方式,航次指令中的代理联系方式或者邮寄地址可能与实际有出入,必要时电话邮件进行二次确认。需要转交至船舶的物品,一定在邮寄单上填写转交至XX轮船长,以防代理混淆船舶。如船舶没有发回收到邮寄物品确认,应当主动联系船舶及代理,询问及跟踪快递物品,直至确认船舶已经接收为止。

12.船长/轮机长在收到供应商或代理递交的重要备件/物料/海图,应该仔细核对具体信息,并与轮机长共同确认所收备件/物料/海图与船舶申请单要求一致,并且质量完好。及时通知公司。

13.轮机长及时将相关信息录入《船舶设备维护历史档案记录表》,以便今后参考。

作者简介

 

王国平,1985年毕业于大连海运学院轮机管理专业,并留校从事教学工作,主要从事船机修造工艺。从机工、三管轮、二管轮、大管轮、轮机长,然后回校从事专业教学;95年借调到地方公司从事机务主管、机务经理、机务副总等工作。同时,在99年借调于大连中远船务修造船厂从事商务工作。新造船工作包括集装箱船、油船、化学品船和散货船等工作。目前任职于大连长柏国际船舶管理有限公司机务副总经理。同时,现任大连机海务协会秘书长。

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